机关单位一体化档案馆建设方案

机关单位一体化档案馆建设方案

一、建设目标

以服务机关单位高效运转、保障档案安全与合规使用为核心，建设智能化、规范化、安全化的一体化档案馆。通过科学规划与先进技术应用，实现机关档案资源的集中统一管理，提升档案存储安全性、检索效率与利用效能，确保档案完整记录机关工作活动，为机关决策、业务开展及历史研究提供坚实档案支撑，推动机关档案管理工作全面迈向现代化、标准化。

二、规划布局

（一）功能分区

档案存储区：作为核心区域，依据机关档案的载体类型（纸质、电子存储介质等）、保管期限、密级（普通、秘密、机密、绝密）严格分类存储。设置专门的涉密档案存储区域，配备符合国 家保密标准的密码锁档案柜或涉密密集架，实行双人双锁管理。同时，预留充足的扩展空间，以适应机关单位未来档案数量增长需求。

档案整理区：用于机关档案的接收、分类、编目、装订、装盒等工作。配备符合人体工程学的工作台、办公桌椅，以及**的电脑、打印机、装订机等设备。同时，设置专门的文件暂存柜，便于临时存放待整理档案，确保整理工作有序开展。

档案查阅区：为机关内部人员及符合规定的外部查阅者提供安静、舒适的查阅环境。设置独立的查阅座位，配备电脑、打印机等设备，方便查阅电子档案与复制纸质档案。建立严格的查阅登记制度，对于涉密档案的查阅，需履行严格的审批手续，确保档案查阅的规范性与安全性。

档案数字化加工区：配备高速扫描仪、图像处理器等专 业设备，用于纸质档案的数字化转换。设置独立的操作空间，安装监控设备，对数字化加工过程进行全程记录，保障档案数字化工作的安全与质量。同时，配置数据存储设备，及时备份数字化后的档案信息。

办公区：供档案管理人员日常办公使用，配备办公桌椅、电脑、电话、文件柜等设备。设置专门的档案管理系统操作工位，方便管理人员进行档案的收集、统计、移交等工作。同时，预留网络接口，便于与机关单位内部网络系统进行安全对接。

消毒灭菌区：配备除尘净化整理台、新风净化一体机、除霉净化一体机等专 业消毒设备，定期对档案进行消毒灭菌处理，防止档案遭受虫害、霉菌等侵害。设置独立的通风系统，确保消毒过程中产生的有害气体及时排出。

保密室：对于绝密级档案及重要涉密文件，单独设立保密室进行存储。保密室需满足国 家保密标准，安装防盗门、防盗窗、电磁屏蔽装置等，配备密码锁保险柜，实行专人专管，严格控制人员进出。

（二）空间规划

根据机关单位的档案数量、未来发展规划及实际使用需求，合理确定档案室面积。档案存储区占总面积的 60% - 70%，其他功能区依据实际需求分配剩余空间。充分考虑档案室的层高、通道宽度等因素，确保档案柜架安装与人员通行顺畅。例如，密集架通道宽度不小于 0.8 米，涉密档案存储区域通道需满足双人并行操作要求。

三、硬件配置

（一）档案存储设备

智能密集架：选用符合国 家标准的智能密集架，具备防火、防潮、防尘、防鼠、防盗等功能。配备智能控制系统，实现电动操作、自动定位、温湿度监测等功能。对于涉密档案存储区域的密集架，增加指纹识别、人脸识别等多重身份认证方式，确保只有授权人员可进行操作。

保密档案柜：采购符合国 家保密标准的保密档案柜，用于存放秘密级、机密级档案。档案柜配备高强度密码锁或指纹锁，具备防撬、防火等功能，确保涉密档案安全。

存储介质管理设备：对于电子档案存储介质（如硬盘、光盘等），配备专用的存储介质管理柜，实现存储介质的有序存放、登记与借阅管理。同时，定期对存储介质进行检测与维护，确保电子档案安全存储。

（二）温湿度调控设备

安装高精度温湿度监测系统，实时监测室内温湿度变化，并将数据同步到档案管理系统。配备空调、除湿机、加湿器等设备，将温度严格控制在 14℃ - 24℃，相对湿度控制在 45% - 60% 范围内，为档案提供稳定、适宜的存储环境。

（三）消防设备

在档案室各区域安装火灾自动报警系统，包括烟雾探测器、温度探测器等，确保及时发现火灾隐患。配备灭火器、消火栓等灭火设备，并定期进行检查与维护。对于涉密档案存储区域与重要档案存储区域，安装气体灭火系统（如七氟丙烷灭火系统），避免水喷淋对档案造成损坏。同时，设置明显的消防疏散标识与应急照明设备，确保紧急情况下人员安全疏散。

（四）安防设备

门禁系统：采用刷卡、指纹、密码、人脸识别等多种认证方式相结合的门禁系统，严格控制人员进出。对不同区域设置不同的访问权限，如保密室仅允许特定授权人员进入。同时，门禁系统记录所有人员的进出时间、身份信息等，形成详细的访问日志。

监控系统：在档案室各区域安装高清摄像头，实现 24 小时实时监控。监控视频存储时间不少于 90 天，确保对档案室情况进行全面、持续的记录。对于涉密档案存储区域，监控摄像头需具备防拍摄、防破坏功能。

防盗报警系统：配备红外探测器、门窗磁等设备，一旦发生非法入侵，立即发出声光报警信号，并将报警信息同步到安保部门与档案管理人员。同时，与当地公安系统建立联网报警机制，提高防盗安全等级。

（五）档案数字化设备

高速扫描仪：选用扫描速度快、扫描质量高的专 业高速扫描仪，支持多种幅面扫描，具备自动纠偏、去噪、色彩还原等功能，确保纸质档案快 速、准确地转换为电子档案。

图像处理器：对扫描后的图像进行处理，包括压缩、格式转换、索引建立等，提高电子档案的存储效率与检索速度。同时，支持 OCR 文字识别功能，实现档案内容的可检索性。

计算机及存储设备：配备高性能计算机，满足档案数字化加工与档案管理系统操作需求。配置大容量存储设备（如磁盘阵列），用于存储数字化后的档案信息，并定期进行数据备份，确保档案信息安全。

实体档案安全管理：加强对档案实体的安全保护，定期对档案柜架、存储设备等进行检查与维护，确保档案存放安全。做好档案的防虫、防霉、防光等防护工作，定期对档案进行消毒处理。对于涉密档案，严格按照保密要求进行管理，防止涉密档案丢失或泄露。

信息安全管理：建立健全信息安全管理制度，加强对档案管理系统与电子档案的安全防护。采取数据加密、访问控制、入侵检测、漏洞扫描等技术措施，防止档案信息泄露、篡改与丢失。定期对系统进行安全评估与升级，及时发现与解决安全隐患。

应急管理：制定完善的档案安全应急预案，明确应急处置流程与责任分工。定期组织应急演练，提高应对突发事件（如火灾、水灾、盗窃、网络攻击等）的能力。一旦发生突发事件，能够迅速启动应急预案，大限度地减少损失，确保档案安全。